Poprawna forma oficjalna to „e-mail” – z łącznikiem. „Mail” i „mejl” są dopuszczalne, ale mają charakter potoczny, natomiast zapis „email” uznaje się za błędny. Profesjonalna wiadomość powinna mieć konkretny temat, właściwe powitanie, zwięzłą treść i podpis.
Jak poprawnie pisać słowo „e-mail”?
W oficjalnej korespondencji najlepiej używać formy e-mail. Łącznik jest jej stałym elementem, dlatego zapis „email” bez łącznika nie jest obecnie uznawany za poprawny.
W języku codziennym spotkasz także formy mail oraz mejl. Obie są dopuszczalne, lecz mniej formalne. „Mejl” to spolszczony zapis, a „mail” – skrócona forma zapisu angielskiego. W piśmie urzędowym, zawodowym lub kierowanym do nieznanego odbiorcy bezpieczniej stosować „e-mail”.
Odmiana słowa „e-mail”
Rzeczownik „e-mail” odmienia się podobnie jak „mail”. W liczbie pojedynczej dopuszczalne są niektóre warianty, na przykład „e-maila” i „e-mailu”.
| Przypadek | Liczba pojedyncza | Liczba mnoga |
|---|---|---|
| Mianownik | e-maile | |
| Dopełniacz | e-maila, e-mailu | e-mailów, e-maili |
| Celownik | e-mailowi | e-mailom |
| Biernik | e-mail, potocznie e-maila | e-maile |
| Narzędnik | e-mailem | e-mailami |
| Miejscownik | e-mailu | e-mailach |
| Wołacz | e-mailu | e-maile |
Z jakich części składa się profesjonalny e-mail?
Przejrzysta wiadomość prowadzi odbiorcę od najważniejszej informacji do szczegółów. Jej podstawowe elementy to:
- Temat – krótko wskazuje cel wiadomości, na przykład „Potwierdzenie spotkania 15 marca”.
- Powitanie – powinno pasować do relacji z odbiorcą. W oficjalnej korespondencji wybierz „Dzień dobry”, „Szanowni Państwo” albo „Szanowny Panie” i „Szanowna Pani”.
- Treść – zawiera najważniejszy komunikat, potrzebne szczegóły i oczekiwania wobec adresata.
- Pożegnanie i stopka – wiadomość warto zakończyć zwrotem „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam” oraz podpisać imieniem, nazwiskiem i danymi kontaktowymi.
W oficjalnym e-mailu lepiej nie zaczynać od słowa „Witam”. Sugeruje ono, że nadawca występuje w roli gospodarza witającego kogoś w określonym miejscu. Neutralne „Dzień dobry” brzmi naturalniej i bardziej profesjonalnie.
Jak napisać e-mail krok po kroku?
Tworzenie wiadomości zacznij od celu, a nie od przypadkowego wpisywania zdań. Kolejne działania mogą wyglądać tak:
- Określ cel i odbiorcę – ustal, co chcesz przekazać i jakiej odpowiedzi oczekujesz. Relacja z adresatem wyznacza poziom formalności.
- Wybierz właściwy adres nadawcy – w firmowej skrzynce sprawdź, czy wiadomość wychodzi z odpowiedniego konta lub aliasu. Prywatny adres może wyglądać nieprofesjonalnie w korespondencji służbowej.
- Wpisz adresata i temat – sprawdź literówki w polu „Do”. Przy wielu odbiorcach użyj „DW”, gdy wszyscy powinni widzieć adresy, albo „UDW”, gdy chcesz je ukryć. Temat powinien od razu informować, czego dotyczy wiadomość.
- Napisz treść – zastosuj zasadę odwróconej piramidy, czyli umieść najważniejszą informację na początku. Następnie dodaj szczegóły, terminy i oczekiwane działanie. Dłuższą wiadomość podziel na krótkie akapity.
- Dodaj i opisz załączniki – przed wysłaniem sprawdź, czy plik został dołączony. W treści napisz, co zawiera, na przykład „W załączniku przesyłam podpisaną umowę”.
Przykładowe otwarcie może brzmieć: „Piszę w sprawie Państwa zapytania dotyczącego szkolenia”. Takie zdanie od razu wyjaśnia kontekst i ułatwia odbiorcy szybkie zrozumienie wiadomości.
Co sprawdzić przed wysłaniem?
Krótka kontrola zmniejsza ryzyko wysłania wiadomości do niewłaściwej osoby albo bez ważnego pliku. Przed kliknięciem „Wyślij” sprawdź:
- czy adres odbiorcy jest poprawny i czy wybrano właściwe pola „Do”, „DW” lub „UDW”,
- czy temat jasno opisuje cel wiadomości,
- czy najważniejsza informacja znajduje się na początku treści,
- czy załącznik został dodany i wspomniany w wiadomości,
- czy powitanie, ton i zakończenie pasują do odbiorcy.
Najprostsza zasada brzmi: zapisuj oficjalnie „e-mail”, pisz konkretnie i umieszczaj sedno wiadomości na początku. Dzięki temu tekst będzie poprawny językowo oraz łatwy do odczytania.
