Praca zdalna okazjonalna – ile dni przysługuje pracownikowi?

Praca zdalna okazjonalna przysługuje w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od etatu pracownika. Wymaga wniosku w formie papierowej lub elektronicznej, ale pracodawca może odmówić jego uwzględnienia. Sprawdź, kiedy można skorzystać z tego rozwiązania i jakie zasady obowiązują w 2026 roku.

Praca zdalna okazjonalna – ile dni przysługuje?

Limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia. Pracownik może wykorzystać je pojedynczo, w kilku częściach albo jednorazowo, jeżeli pracodawca zaakceptuje taki wniosek.

Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok. Osoba, która wykorzystała w 2026 roku tylko 10 dni, nie uzyska w 2027 roku dodatkowych 14 dni. Nie przysługuje także ekwiwalent pieniężny za niewykorzystaną pulę.

Limit pracy zdalnej okazjonalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym i nie można go zwiększyć regulaminem pracodawcy.

Pracodawca nie może też wprowadzić dodatkowych ograniczeń, takich jak maksymalnie dwa dni w miesiącu. Dopuszczalne jest wykorzystanie całych 24 dni kolejno, choć każdorazowo potrzebna pozostaje akceptacja wniosku.

Komu przysługuje okazjonalna praca zdalna?

Każdy pracownik może wystąpić o tę formę wykonywania obowiązków. Kodeks pracy nie wskazuje zamkniętej listy osób uprawnionych. Powodem może być opieka nad członkiem rodziny, czasowy pobyt w innej miejscowości albo konieczność załatwienia spraw osobistych.

Nie trzeba wykazywać szczególnej przyczyny. Sama potrzeba pracownika wystarcza do złożenia wniosku, lecz nie tworzy po stronie pracodawcy obowiązku jego akceptacji. Inaczej wygląda sytuacja przy zwykłej pracy zdalnej, o którą mogą wnioskować między innymi pracownica w ciąży oraz rodzic dziecka do ukończenia czwartego roku życia.

Praca na część etatu

Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej zakłada, że 24 dni przysługują także osobie zatrudnionej na część etatu. Liczba godzin zaplanowanych w danym dniu nie zmienia limitu. Pracownik wykonujący w piątek cztery godziny wykorzystuje jeden dzień, a nie część dnia.

W doktrynie prawa pracy pojawiały się odmienne opinie, zgodnie z którymi pula powinna być proporcjonalna do wymiaru etatu. Przepis nie zawiera jednak takiego przelicznika, a interpretacja resortu wskazuje na stałe 24 dni. Nie jest ona wiążącą wykładnią dla sądów ani Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek składa zawsze pracownik. Można przekazać go na papierze albo elektronicznie, zgodnie z procedurą przyjętą w zakładzie. Przepisy nie określają minimalnego wyprzedzenia, dlatego formalnie dokument może trafić do pracodawcy nawet przed rozpoczęciem pracy w danym dniu.

Wcześniejsze złożenie pisma ułatwia organizację zespołu. Wniosek nie oznacza zgody. Brak odpowiedzi pracodawcy również nie powinien być traktowany jako milcząca akceptacja.

Dokumenty dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej przechowuje się w części B akt osobowych. Świadectwo pracy powinno zawierać liczbę wykorzystanych dni tej formy pracy.

Czy pracodawca może odmówić?

Tak. Pracodawca może odrzucić wniosek albo zaproponować inny termin i nie musi podawać przyczyny odmowy. Decyzja nie może jednak naruszać zasady równego traktowania. Odmienne stanowisko wobec osób wykonujących taką samą pracę wymaga obiektywnego uzasadnienia.

Przykładem racjonalnej przyczyny jest konieczność obecności konkretnego pracownika w biurze podczas zaplanowanej kontroli lub spotkania. Odmowa nie może wynikać z cech osobistych pracownika ani mieć charakteru dyskryminacyjnego.

Jakie obowiązki mają strony?

Praca zdalna okazjonalna nie wymaga tworzenia regulaminu ani zmiany umowy o pracę. Nie stosuje się części przepisów dotyczących zwykłej pracy zdalnej, zwłaszcza tych o zapewnieniu sprzętu, zwrocie kosztów i stałych zasadach organizacji.

Pracodawca nie musi finansować energii elektrycznej, internetu, instalacji ani konserwacji urządzeń używanych podczas tych dni. Nie ma też ustawowego obowiązku wypłaty ekwiwalentu. Strony mogą jednak dobrowolnie uzgodnić zwrot określonych wydatków.

Pracownik organizuje stanowisko we własnym zakresie. Powinien zadbać o ergonomię, bezpieczne ustawienie sprzętu i warunki ograniczające ryzyko urazu.

Bezpieczeństwo i dokumenty

Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego oraz informację o bezpiecznym wykonywaniu obowiązków. Pracownik potwierdza zapoznanie się z tymi materiałami, a także z procedurami ochrony danych osobowych.

Stanowisko musi zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Potwierdza to oświadczenie pracownika złożone w formie papierowej lub elektronicznej.

Zakaz obejmuje między innymi pracę szczególnie niebezpieczną, zadania powodujące intensywne brudzenie oraz czynności z użyciem substancji radioaktywnych, żrących, uczulających lub szkodliwych. Niedopuszczalne są również warunki przekraczające normy czynników fizycznych ustalone dla pomieszczeń mieszkalnych.

Gdzie można pracować i jak wygląda kontrola?

Miejsce pracy trzeba każdorazowo uzgodnić z pracodawcą. Może nim być dom pracownika albo inny adres, pod warunkiem że strony zaakceptują go przed rozpoczęciem pracy.

Kontrola może dotyczyć wykonywania obowiązków, bhp oraz ochrony informacji. Odbywa się w godzinach pracy i na zasadach ustalonych z pracownikiem. Jej przebieg musi uwzględniać prywatność domowników oraz prawo do spokojnego korzystania z mieszkania.

Pracodawca nie może przeprowadzać czynności kontrolnych w sposób utrudniający używanie pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem. Zakres wizyty powinien odpowiadać rodzajowi pracy i warunkom w danym miejscu.

Co po wykorzystaniu 24 dni?

Po wyczerpaniu limitu dalszy wniosek nie może być rozpatrywany jako okazjonalna praca zdalna. Pracodawca może zgodzić się na wykonywanie pracy poza biurem, ale będzie to już zwykła praca zdalna – stała albo hybrydowa.

Zmienia to zakres obowiązków firmy. Trzeba wtedy ustalić zasady zapewnienia narzędzi, pomocy technicznej, szkoleń oraz pokrywania kosztów energii i usług telekomunikacyjnych. Nie wolno obchodzić limitu przez wpisanie większej puli do regulaminu.

Wniosek dotyczący pracy zdalnej po wykorzystaniu 24 dni należy kwalifikować jako wniosek o regularną pracę zdalną, a nie jako kolejne dni okazjonalne.

Podstawę prawną stanowi Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, opublikowana w Dz. U. z 2023 r. poz. 240. Przepisy o pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku.