Jak złożyć wniosek o wakacje ZUS? Instrukcja krok po kroku

Wakacje składkowe ZUS przysługują przedsiębiorcy przez jeden wybrany miesiąc w roku, a wniosek RWS składa się wyłącznie elektronicznie w miesiącu poprzedzającym zwolnienie. Sprawdź, jak przejść przez formularz krok po kroku, jakie dane przygotować i jak później rozliczyć ulgę.

Na czym polegają wakacje składkowe ZUS?

Wakacje składkowe to dobrowolne zwolnienie z opłacania własnych składek na ubezpieczenia społeczne za jeden miesiąc w roku kalendarzowym. Rozwiązanie działa od 1 listopada 2024 roku. Za objęty ulgą okres składki finansuje budżet państwa, a przedsiębiorca może normalnie prowadzić działalność.

Zwolnienie obejmuje ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, a także dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, jeśli przedsiębiorca podlegał mu w miesiącu składania wniosku oraz miesiącu wcześniejszym. Ulga dotyczy również Funduszu Pracy i Funduszu Solidarnościowego, o ile dana osoba ma obowiązek ich opłacania.

Wakacje składkowe nie obejmują składki zdrowotnej ani składek finansowanych za pracowników, zleceniobiorców i osoby współpracujące.

ZUS pokrywa składki ustalone od najniższej obowiązującej podstawy wymiaru. Nie stosuje się przy tym proporcjonalnego pomniejszenia podstawy, gdy niezdolność do pracy obejmuje tylko część miesiąca albo przedsiębiorca przestaje w tym czasie podlegać ubezpieczeniom.

Kto może złożyć wniosek RWS?

Z ulgi mogą korzystać osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, wpisane do CEIDG, a także komornicy sądowi. W przypadku wspólnika spółki cywilnej wniosek składa się z jego indywidualnego konta płatnika, nie z konta spółki.

Warunki wynikające z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obejmują kilka obszarów:

• w miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniom z tytułu działalności co najmniej przez jeden dzień,
• w tym miesiącu zgłaszał do ubezpieczeń nie więcej niż 10 osób, razem ze sobą,
• w jednym z dwóch poprzednich lat roczny przychód nie przekroczył równowartości 2 mln euro albo w obu latach nie było przychodu,
• w roku złożenia wniosku i roku poprzednim nie wykonywał działalności na rzecz byłego pracodawcy w zakresie odpowiadającym wcześniejszym obowiązkom pracowniczym,
• posiadał dostępny limit pomocy de minimis.

Do limitu 10 ubezpieczonych wliczają się przedsiębiorca, pracownicy, zleceniobiorcy oraz osoby współpracujące. Nie uwzględnia się między innymi uczniów i studentów do 26. roku życia wykonujących umowę zlecenia, jeśli nie podlegają z tego tytułu ubezpieczeniom.

Limit pomocy de minimis

Wakacje składkowe są pomocą de minimis. Łączna wartość takiej pomocy otrzymanej przez przedsiębiorcę w ciągu trzech lat nie może przekroczyć 300 000 euro. Trzeba uwzględnić dotacje, ulgi oraz wcześniejsze zwolnienia, a nie tylko wsparcie przyznane przez ZUS.

Jeżeli przedsiębiorca korzystał już z wakacji składkowych, kwotę przyznanej pomocy należy wykazać przy kolejnym wniosku. Zaświadczenia mogą znajdować się na koncie płatnika w e-ZUS. Przydatne są także dokumenty otrzymane wcześniej od innych instytucji.

Jak złożyć wniosek o wakacje składkowe?

Wniosek RWS składa się tylko elektronicznie przez konto płatnika w e-ZUS lub PUE ZUS. Należy wysłać go w miesiącu poprzedzającym miesiąc zwolnienia. Jeśli ulga ma dotyczyć lipca 2026 roku, dokument powinien wpłynąć najpóźniej 30 czerwca 2026 roku.

Przygotowanie formularza przebiega następująco:

1. Zaloguj się do e-ZUS przez login i hasło, bankowość elektroniczną, Profil Zaufany, aplikację mObywatel, e-dowód albo podpis kwalifikowany.
2. Otwórz Konto płatnika i przejdź do katalogu usług lub kreatorów wniosków.
3. Wybierz usługę dotyczącą zwolnienia z obowiązku opłacenia składek za wskazany miesiąc, czyli RWS.
4. Zaznacz cel dokumentu: pierwszy wniosek, uzupełnienie lub korekta, a w razie potrzeby wycofanie.
5. Sprawdź dane identyfikacyjne oraz miesiąc zwolnienia, który system zwykle uzupełnia automatycznie jako miesiąc następujący po miesiącu złożenia.
6. Uzupełnij oświadczenia dotyczące przychodu, byłego pracodawcy, wielkości przedsiębiorstwa i pomocy de minimis.
7. Dodaj wymagane zaświadczenia, sprawdź podgląd dokumentu, podpisz go elektronicznie i wyślij.

Formularz może złożyć pełnomocnik umocowany do działania w ZUS. Pełnomocnictwo ustanawia się między innymi za pomocą formularza ZUS PEL. Każdy wspólnik spółki cywilnej składa własny dokument jako osoba prowadząca działalność.

Jakie informacje wpisać w formularzu?

System pobiera podstawowe dane płatnika automatycznie. Przed wysłaniem trzeba jednak zweryfikować imię i nazwisko, NIP, PESEL albo dane dokumentu tożsamości oraz wskazany miesiąc.

W części dotyczącej pomocy publicznej podaje się otrzymane wsparcie z ostatnich trzech lat. Należy również wskazać wielkość przedsiębiorstwa i przeważający kod PKD. Formularz pyta o powiązania z innymi podmiotami, połączenia, przejęcia, podziały i przekształcenia. Odpowiedzi powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan organizacyjny firmy.

Przy powiązaniach kapitałowych trzeba podać NIP podmiotów oraz łączną wartość pomocy de minimis otrzymanej przez podmioty powiązane. Jeżeli takie relacje nie występują, zaznacza się odpowiedź negatywną. Wątpliwości może powodować udział osoby fizycznej w spółce, dlatego w takiej sytuacji należy przeanalizować faktyczne prawa głosu i możliwość wywierania dominującego wpływu.

Co dzieje się po wysłaniu RWS?

Potwierdzenie wysyłki pojawia się w dokumentach wysłanych oraz w skrzynce odbiorczej. Status sprawy można sprawdzać w sekcji dotyczącej spraw płatnika. ZUS doręcza tam wezwania, informacje i decyzje – wiadomość o nowej korespondencji może przyjść także na podany adres e-mail lub numer telefonu.

Postępowanie zwykle trwa do miesiąca, a w niektórych przypadkach termin może wydłużyć się do dwóch miesięcy. Jeśli dokument zawiera braki, ZUS wzywa do ich uzupełnienia. Niedostarczenie danych w wyznaczonym terminie może zakończyć postępowanie bez przyznania zwolnienia.

Pozytywne rozstrzygnięcie pozwala rozliczyć wybrany miesiąc bez przelewu składek społecznych z własnych środków. Sama działalność nie musi być zawieszona.

Jak rozliczyć miesiąc objęty ulgą?

Wakacje składkowe nie zwalniają z wysłania dokumentów rozliczeniowych. Za miesiąc objęty ulgą składa się raporty RCA i deklarację DRA w standardowym terminie, czyli do 20. dnia następnego miesiąca.

Kod 05 14 stosuje się przy podstawie wynoszącej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W raporcie wykazuje się składki społeczne finansowane z budżetu państwa.

Składkę zdrowotną trzeba rozliczyć i opłacić normalnie. Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia inne osoby, składa również raporty za pracowników lub zleceniobiorców oraz opłaca należności dotyczące tych osób.

Co zrobić po odmowie ZUS?

Odmowa albo częściowe uwzględnienie wniosku następuje w formie decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem ZUS do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, zwykle w terminie miesiąca od doręczenia decyzji.

Dokument powinien zawierać oznaczenie sądu, dane przedsiębiorcy, znak i datę decyzji, żądanie, uzasadnienie zarzutów oraz podpis. Można dołączyć dowody dotyczące przychodu, liczby ubezpieczonych, pomocy de minimis lub charakteru współpracy z byłym pracodawcą.

Do czasu zmiany decyzji trzeba złożyć dokumenty rozliczeniowe na zasadach ogólnych i opłacić składki za miesiąc objęty odmową.

Jeżeli sąd albo ZUS zmieni rozstrzygnięcie, przedsiębiorca skoryguje dokumenty i może wystąpić o zwrot nadpłaty. Odwołanie nie przesuwa obowiązku bieżącego rozliczenia składek.